ﺇﻋﺪﺍﺩ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ
قم بتنظيم جدول أعمالك ومستنداتك ومهامك بكفاءة قبل كل اجتماع..
تهيئة الاجتماع
ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻠﺠﻨﺔ: ﻋﺪﺍﺩ ﻭﺇﺩﺍﺭﺓ ﺑﻴﺎﻧﺎﺕ ﻣﺠﻠﺲ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﻭﺍﻟﻠﺠﺎﻥ. ﻳﻤﻨﺢ IntoMeetings ﺍﻟﺘﺤﻜﻢ ﺍﻟﻜﺎﻣﻞ ﻟﻠﻤﺴﺆﻭﻟﻴﻦ ﻓﻲ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻠﺠﺎﻥ ﻭﺍﻟﻤﺴﺘﺨﺪﻣﻴﻦ ﻭﻣﺠﻠﺲ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﻭﺍﻟﻮﺻﻮﻝ ﻭﺍﻷﺫﻭﻧﺎﺕ ﺩﻭﻥ ﺍﻟﺤﺎﺟﺔ ﺇﻟﻰ ﺍﻟﺨﻀﻮﻉ ﻷﻱ ﻋﻤﻠﻴﺔ ﻃﻠﺐ ﺗﻐﻴﻴﺮ. ﻳﻤﻜﻦ ﻟﻠﻤﺴﺆﻭﻟﻴﻦ ﺇﺿﺎﻓﺔ ﻟﺠﻨﺔ ﻭﺃﻋﻀﺎﺀ ﺟﺪﺩ ﺃﻭ ﺗﺤﺪﻳﺪﻫﻢ ﻣﻦ ﻣﺴﺘﺨﺪﻣﻲ ﺍﻟﺪﻟﻴﻞ ﺍﻟﻨﺸﻂ، ﻭﺗﻌﻴﻴﻦ ﺍﻷﺩﻭﺍﺭ ﻟﻸﻋﻀﺎﺀ، ﻭﺇﺭﻓﺎﻕ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ.
إدارة ما قبل الاجتماع
ﺟﺪﻭﻟﺔ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺑﺴﻬﻮﻟﺔ
ﺍﻟﺘﺤﻘﻖ ﻣﻦ ﺗﻮﻓﺮ ﺍﻟﻤﺸﺎﺭﻛﻴﻦ ﻭﺟﺪﻭﻝ ﺃﻋﻤﺎﻟﻬﻢ ﻋﺒﺮ ﺍﻟﺘﻘﻮﻳﻢ ﺍﻟﺨﺎﺹ ﺑﻬﻢ ﻟﺘﺠﻨﺐ ﺗﻀﺎﺭﺏ ﺍﻟﻤﻮﺍﻋﻴﺪ ﻭﺟﺪﻭﻟﺔ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﻋﻨﺪ ﺗﻮﻓﺮﻫﻢ. ﻗﻢ ﺑﺘﻌﻴﻴﻦ ﺍﻟﺘﺎﺭﻳﺦ ﻭﺍﻟﻤﻮﻗﻊ ﻭﺍﻟﻤﺪﺓ ﻭﺍﻟﻤﻮﺿﻮﻉ ﻭﻣﺴﺘﻮﻯ ﺍﻷﻫﻤﻴﺔ ﻭﺭﻗﻢ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﻭﺍﻟﻤﺮﺍﺟﻊ ﻟﻤﺸﺎﺭﻛﺘﻬﺎ ﻣﻊ ﺍﻟﻤﺪﻋﻮﻳﻦ ﺑﻤﺠﺮﺩ ﺍﺧﺘﻴﺎﺭﻫﻢ.
ﺍﺧﺘﻴﺎﺭ ﺍﻟﻤﺪﻋﻮﻳﻦ ﺩﻭﻥ ﻋﻨﺎﺀ
ﺍﺧﺘﺮ ﺍﻟﻤﺪﻋﻮﻳﻦ ﻣﻦ ﺍﻟﻤﺠﺎﻟﺲ ﺃﻭ ﺍﻟﻠﺠﺎﻥ ﺃﻭ ﺍﻷﻗﺴﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺠﻤﻮﻋﺎﺕ ﺍﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ، ﻭﺣﺪﺩ ﺃﺩﻭﺍﺭﻫﻢ ﻓﻲ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ، ﻭﻗﻢ ﺑﺪﻋﻮﺗﻬﻢ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻔﻮﺭ. ﺃﺭﺳﻞ ﻟﻬﻢ ﺩﻋﻮﺍﺕ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﻭﺍﻟﺘﺬﻛﻴﺮﺍﺕ ﻋﺒﺮ ﺍﻟﺒﺮﻳﺪ ﺍﻹﻟﻜﺘﺮﻭﻧﻲ.
ﻣﻌﻠﻮﻣﺎﺕ ﺑﺎﻟﻮﻗﺖ ﺍﻟﻔﻌﻠﻲ ﻋﻦ ﺗﻮﻓﺮ ﺍﻟﻐﺮﻑ
ﻗﻢ ﺑﺤﺠﺰ ﻭﺗﻨﺴﻴﻖ ﺍﺳﺘﺨﺪﺍﻡ ﻏﺮﻑ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﻔﻌﻠﻴﺔ، ﻣﻤﺎ ﻳﻀﻤﻦ ﺃﻥ ﺗﻜﻮﻥ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻣﻨﻈﻤﺔ ﻭﻣﺜﻤﺮﺓ ﻭﺧﺎﻟﻴﺔ ﻣﻦ ﺍﻟﻨﺰﺍﻋﺎﺕ. ﻳﻘﺪﻡ IntoMeetings ﺗﺤﺪﻳﺜﺎﺕ ﺍﻟﺘﻮﻓﺮ ﻓﻲ ﺍﻟﻮﻗﺖ ﺍﻟﻔﻌﻠﻲ ﻭﺃﺩﻭﺍﺕ ﺍﻟﺒﺤﺚ ﺑﻨﺎﺀً ﻋﻠﻰ ﺗﻔﻀﻴﻼﺕ ﺍﻟﻤﻮﻗﻊ ﻭﺍﻟﺘﺎﺭﻳﺨﻮﺍﻟﻮﻗﺖ، ﻣﻤﺎ ﻳﺴﻬﻞ ﺣﺠﺰ ﺍﻟﻐﺮﻓﺔ.
ﺗﻮﺯﻳﻊ ﺑﺎﻗﺎﺕ ﻭﺣﺰﻡ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻭﺇﺿﺎﻓﺔ ﺃﺧﺮ ﺍﻟﺘﺤﺪﻳﺜﺎﺕ ﻟﺤﻈﺔ ﺑﻠﺤﻈﺔ
ﻳﻤﻜﻨﻚ ﻣﺸﺎﺭﻛﺔ ﺑﺎﻗﺎﺕ ﻭﺣﺰﻡ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺑﻴﻦ ﺍﻟﻤﺪﻳﺮﻳﻦ ﻭﺍﻷﻋﻀﺎﺀ ﺑﺴﻬﻮﻟﺔ، ﻭﺗﻘﺎﺳﻢ ﺍﻟﺘﺤﺪﻳﺜﺎﺕ ﺍﻟﻤﻀﺎﻓﺔ ﺑﻀﻐﻄﺔ ﺯﺭ. ﺭﻓﻊ ﻭﺗﺤﻤﻴﻞ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ ﻭﺍﻟﻤﺮﻓﻘﺎﺕ ﺍﻟﺤﺪﻳﺜﺔ ﻭﺍﻟﺤﻔﺎﻅ ﻋﻠﻰ ﺍﻹﺻﺪﺍﺭﺍﺕ ﺍﻷﻗﺪﻡ
ﺇﻧﺸﺎﺀ ﺟﺪﻭﻝ ﺃﻋﻤﺎﻝ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﻭﺗﻌﺪﻳﻠﻪ
ﺇﺿﺎﻓﺔ ﻣﻠﻔﺎﺕ ﻣﻦ ﺳﻄﺢ ﺍﻟﻤﻜﺘﺐ ﺇﻟﻰ ﺑﻨﻮﺩ ﺟﺪﻭﻝ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻭﺗﺤﺪﻳﺚ ﺑﻴﺎﻧﺎﺕ ﺑﻨﻮﺩ ﺟﺪﻭﻝ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻣﺜﻞ ﺍﻟﻤﻮﺿﻮﻉ ﻭﺍﻟﻤﺘﺤﺪﺙ ﻭﺍﻟﻮﻗﺖ ﺍﻟﻤﺨﺼﺺ. ﻗﻢ ﺑﺘﻐﻴﻴﺮ ﺑﻴﺎﻧﺎﺕ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﺑﻤﺎ ﻓﻲ ﺫﻟﻚ ﺍﻟﻌﻨﻮﺍﻥ ﻭﺍﻟﺮﻗﻢ ﻭﺍﻟﻠﺠﻨﺔ ﻭﺍﻷﻫﻤﻴﺔ ﻭﺍﻟﻤﺪﻋﻮﻳﻦ ﻭﻏﺮﻓﺔ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﺑﻀﻐﻄﺔ ﺯﺭ
ﻣﺮﺍﻗﺒﺔ ﺣﺎﻟﺔ ﻭﺻﻮﻝ ﺟﺪﻭﻝ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ
ﺗﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺇﺧﻄﺎﺭ ﺟﻤﻴﻊ ﺍﻟﻤﺪﻋﻮﻳﻦ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻉ ﺑﺄﺣﺪﺙ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮﺍﺕ ﻗﺒﻞ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ. ﺇﺭﺳﺎﻝ ﺗﺬﻛﻴﺮ ﻭﺗﻨﺒﻴﻬﺎﺕ ﻋﺒﺮ ﺍﻟﺒﺮﻳﺪ ﺍﻹﻟﻜﺘﺮﻭﻧﻲ ﻟﻠﻤﺪﻋﻮﻳﻦ ﻟﻤﺮﺍﺟﻌﺔ ﺟﺪﻭﻝ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻷﻳﺔ ﺗﻌﺪﻳﻼﺕ ﻭﺗﺄﻛﻴﺪ ﺍﻟﺤﻀﻮﺭ ﺃﻭ ﺍﻻﻋﺘﺬﺍﺭ
ﺗﺤﺮﻳﺮ ﺑﺎﻗﺎﺕ ﻭﺣﺰﻡ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻭﺗﺤﺪﻳﺜﻬﺎ
ﻗﻢ ﺑﺘﺤﺮﻳﺮ ﻣﺤﺘﻮﻳﺎﺕ ﺣﺰﻡ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻭﺗﺤﺪﻳﺜﻬﺎ ﻗﺒﻞ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﺃﻭ ﺃﺛﻨﺎﺀﻩ. ﺗﺤﺘﻮﻱ ﺣﺰﻡ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻋﺎﺩﺓً ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ ﺍﻷﺳﺎﺳﻴﺔ ﻭﺟﺪﺍﻭﻝ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻭﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻳﺮ ﻭﺍﻟﻤﻮﺍﺩ ﺍﻷﺧﺮﻯ ﺫﺍﺕ ﺍﻟﺼﻠﺔ ﺑﺎﻻﺟﺘﻤﺎﻉ
ﺍﻟﺘﻌﺎﻭﻥ ﻗﺒﻞ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ
ﻗﻢ ﺑﺘﻤﻜﻴﻦ ﺍﻟﻤﺸﺎﺭﻛﻴﻦ ﻓﻲ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﻣﻦ ﻛﺘﺎﺑﺔ ﺃﻱ ﺗﻌﻠﻴﻘﺎﺕ ﺗﻮﺿﻴﺤﻴﺔ ﻭﺗﺪﻭﻳﻦ ﺍﻟﻤﻼﺣﻈﺎﺕ ﻣﺒﺎﺷﺮﺓً ﻋﻠﻰ ﻣﻠﻔﺎﺕ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﻮﺍﺩ ﺍﻟﻤﺴﺘﺨﺪﻣﺔ ﺧﻼﻟﻪ ﻗﺒﻞ ﺑﺪﺀ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ
التعاون قبل الاجتماع
قم بتمكين المشاركين في الاجتماع من كتابة أي تعليقات توضيحية وتدوين الملاحظات مباشرةً على ملفات الاجتماع أو المواد المستخدمة خلاله قبل بدء الاجتماع.
ﺧﻠﻖ ﺍﻟﺘﻜﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﺍﻟﻔﺮﻕ
ﺍﺗﺼﺎﻝ ﺳﻠﺲ ﻳﻌﺰﺯ ﺗﺠﺮﺑﺔ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﺍﻟﺸﺎﻣﻠﺔ. ﻭﻣﻦ ﺧﻼﻝ ﻫﺬﺍ ﺍﻟﺘﻜﺎﻣﻞ، ﻳﻤﻜﻦ ﻟﻠﻤﺴﺘﺨﺪﻣﻴﻦ ﺟﺪﻭﻟﺔ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻭﺇﺩﺍﺭﺗﻬﺎ ﻭﺍﻻﻧﻀﻤﺎﻡ ﺇﻟﻴﻬﺎ ﺑﺴﻬﻮﻟﺔ ﻣﻦ ﺩﺍﺧﻞ Microsoft Teams. ﻳﺘﻢ ﻣﺸﺎﺭﻛﺔ ﺗﻔﺎﺻﻴﻞ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻉ ﺑﻤﺎ ﻓﻲ ﺫﻟﻚ ﺟﺪﺍﻭﻝ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻭﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺪﺍﺕ ﺑﺎﻟﺘﺰﺍﻣﻦ ﻭﺗﻠﻘﺎﺋﻴًﺎ ﺑﻴﻦ IntoMeetings ﻭTeams، ﻣﻤﺎ ﻳﻀﻤﻦ ﻭﺻﻮﻝ ﺟﻤﻴﻊ ﺍﻟﻤﺸﺎﺭﻛﻴﻦ ﺇﻟﻰ ﺃﺣﺪﺙ ﺍﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎﺕ.