slider

محضر الاجتماع

بعد الاجتماع, يقوم IntoMeetings بإنشاء محضر الاجتماع تلقائيا بناء على المعلومات التي تم إدخالها أثناء الاجتماع.

خصائص محضر الاجتماع:

  • تسجل تلقائي لمحضر الاجتماع
  • تحديد من يمكنه الوصول إلى البيانات وسلطات الأعضاء
  • تسجيل موافقة المشاركين ومديريهم بعد الموافقة على المحضر
  • طباعة محضر اجتماع
  • تقديم متابعة للمشاركين بعد الاجتماع للمساعدة في اتخاذ القرارات المناسبة دون أي تأخير
  • التوزيع التلقائي لمحضر الاجتماع
  • الأرشفة التلقائية لمحاضر الاجتماع بعد الموافقة عليها
  • إدارة عملية الموافقة على محضر الاجتماع
  • إدارة الوثائق
  • إدارة المهام ومتابعة القرارات
  • البحث عن دقائق الاجتماع

توزيع محضر اجتماع إحترافي في وقت قياسي

هل انتهيت من اجتماعك وتحتاج الي تدوين محضر الاجتماع الذي يتضمن كافة التفاصيل التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع ؟ هل تريد معرفة مهام كل فرد والملاحظات التي تدفعك الي تطوير عملك ؟

IntoMeetings صمم خصيصاً لمساعدتك في استخراج محضراً لاجتماعك بشكل احترافي وايضا في بضع دقائق بناءا علي الملاحظات التي تم التقاطها خلال الاجتماع كذلك توزيعه علي الحاضرون بطريقة فعاله من خلال عده نقرات علي الماوس .

توفير ادوات تسهل استخراج المحضر

هناك دراسة تقول ان من كل 10 اجتماعات يتم استخراج حوالي 4 محاضر فقط لهذه الاجتماعات ورجحت الدراسة ان السبب الرئيسي في عدم استخراج جميع محاضر الاجتماعات التي تتم في المؤسسات والشركات يرجع الي ان الاتفاق علي محضر الاجتماع نفسه يستغرق وقتا طويلا يكاد ان يتخطي وقت الاجتماع ذاته !! .

IntoMeetings يقدم لك مجموعة من الادوات التي تجعل عملية استخراج محضر الاجتماع سهله وبسيطة وتنعكس بالايجاب علي تنفيذ القرارات التي يتم اتخاذها خلال هذه الاجتماعات ومن ثم تحويل الافكار الي خطط عمل مثمره، حيث يتيح النظام لكل عضو قبول أو رفض إعتماد محضر اجتماع قد أنعقد وحضره كما يمكن تسجيل سبب رفض الأعتماد ليتخذ رئيس الاجتماع الإجراء اللازم لتعديل المحضر وإعادة إرساله للإعتماد ثم يمكن إعادة إرسال محضر الاجتماع بعد إجراء التعديلات علي المحضر استجابة لرفض بعض حضور الاجتماع أعتماده أو نتيجة لاعتراضات وجهت لنقاط وبنود الاجتماع وعليها فان رئيس الاجتماع يعيد تعديل المحضر بما يناسب الاعتراضات المقدمة ثم يعيد إرسال المحضر للحضور ليتم قبول الاعتماد من قبل كل فرد من الحضور قبل أن يستطيع إعتماد المحضر نهائياً.

أنماط متنوعة ذكية لتوثيق إعتماد محضر الاجتماع

إذا كنت من محبي الطرق التقليدية في عمليات توثيق محاضر الاجتماع، فأنت علي موعد مع أفضل نظام لتوثيق عملية اعتماد لمحضر اجتماعك حيث يساعدك نظام IntoMeetings علي طباعة محضر الاجتماع بعد قبول اعتماد المحضر من قبل كل حضور الاجتماع، وذلك لكي يقوم رئيس الاجتماع بتجميع التوقيعات بخط اليد – في حالة الحاجة لذلك – على محضر الاجتماع المطبوع استعدادا للاعتماد النهائي للمحضر وإرساله للأرشيف، أما اذا كنت من رائدي العصر الحديث وترغب ان تتم جميع مراحل اجتماعك بالنمط الاليكتروني فإن نظام IntoMeetings لم يغفل عن مواكبة ذلك بل صمم بادوات ذكية تتيح لرئيس الاجتماع بمجرد جمع التوقيعات علي النسخة المطبوعة من محضر الاجتماع أن يقوم باعتماد الاجتماع عن طريق إرفاق نسخة ممسوحة ضوئياً من محضر الاجتماع الموقع عليه بخط اليد من حضور الاجتماع وبالتالي يتم توثيق اعتماد الاجتماع بطريقة اليكترونية بسيطة .

أرشيف محضر الاجتماع الآلي

باتت عمليات الارشفة للوثائق المختلفة داخل المؤسسات تمثل تاريخاً لنجاحاتها وانجازاتها، كذلك الوضع بالنسبة لأرشفة محاضر الاجتماعات المنعقدة والتي تمثل مرجعاً للكثير من القرارات الهامة والمناقشات الايجابية والسلبية ايضا التي تنعكس علي مستوي اداء ونمو المؤسسات.

IntoMeetings يضمن لك ارشفة آلية مميزه لمحضر اجتماعك، حيث أنه بمجرد اعتماد محضر الاجتماع نهائياً يقوم نظام IntoMeetings بإرسال الاجتماع إلي أرشيف الاجتماعات حيث يتم تخزين البيانات والمعلومات التفصيلية للاجتماع مع محضر هذا الاجتماع بحيث يمكن الرجوع إليه في أي وقت لاحق لمراجعة إحدى نقاط الأجندة أو مراجعة إحدى القرارات أو التوصيات أو الرجوع لإحدى التصويتات وخلافه من المعلومات التي تم تسجيلها اثناء الاجتماع وتعد هذه المرحلة ضمن المميزات الرئيسية لنظام IntoMeetings لانها تسهل عملية الوصول الي اي معلومات متعلقة بأي اجتماع بكل سهولة إعتماداً علي نظم الارشفة الاليكترونية والتي من شأنها المحافظة علي المعلومات التي تم تداولها لحين الحاجة الي الرجوع اليها من قبل متخذ القرار .