slider

أجنده الاجتماع

  • سجل تاريخ الاجتماع والوقت والمكان.
  • أحصل على الاتجاهات إلى غرفة الاجتماعات من خلال Google Maps.
  • البحث وتحديد الحضور الاجتماع بدون جهد.
  • وضع جدول أعمال اجتماع واضح بإضافة مواضيع المناقشة.
  • إضافة نقاط مؤجلة من اجتماع سابق للجنة.
  • الحصول على تقرير الحضور.
  • توزيع جدول أعمال الاجتماع على المشاركين مسبقا.
  • استخدم ميزة التصويت لاتخاذ القرارات كمجموعة.
  • تعيين وتحديد نقاط جدول الأعمال المتحدثين والمدة.
  • إرسال دعوات الاجتماع عبر رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.

إعداد أمثل لإجتماعات هادفه

إذا كنت ممن يعانون من المراحل الكثيرة المرهقة لإعداد إجتماعاتك ، IntoMeetings يقوم بمهامك التحضيرية لعقد اجتماعك المثمر بدءاً من تسجيل البيانات الاساسية للاجتماع وتحديد مكان ووقت الاجتماع و تسجيل نقاط الاجندة بطريقة احترافية فعالة مع إمكانية إضافة نقاط مؤجلة من اجتماع سابق ، و سهولة إضافة تعديلات علي نقاط الاجندة وتغيير بيانات أي نقطة بها وإرسالها للأعضاء بعد اختيارهم للموافقة عليها ، ويوفر لك IntoMeetings عملية الربط والتكامل مع مختلف الادوات العصرية التي تجعل النظام أكثر مرونة وتسهل عملية متابعة إجتماعاتك من اي مكان عبر مختلف أجهزة التشغيل مثل التزامن مع البريد الالكتروني ( Outlook و Google calendar ، Outlook Microsoft office ، Gmail ) فضلا عن الربط مع العديد من الانظمة مثل (Microsoft Active Directory، SMS Gateway ) الخاصة بالمؤسسة لجلب معلومات الاعضاء وارسال رسائل التنبيه الخاصة بالاجتماعات وأيضا الربط مع نظام الخرائط (Google Map ) والخاص بحجز ومعرفة اماكن القاعات التي تعقد بها الاجتماعات .

سهولة أكثر في إختيار المدعوين

في معظم الاحيان قد تجد عقبة أمام عملية إختيار المدعوين للإجتماع بدءاً من الجهد والوقت المبذول في عملية إختيار وإرسال الدعوات مروراً بتحديد فئة المدعوين ، ووصولاً بالتأكيد أوالتنبيه علي المدعوين ومعرفة موقفهم سواء بالحضور أو الاعتذار ولكن مع IntoMeetings يمكنك بسهولة اختيار المدعوين حسب نوع الاجتماع .

إختيار اجتماع لجنة أو مجلس إدارة

إذا كان الاجتماع عاماً فيمكن اختيار الأعضاء من جميع الإدارات أواللجان علي ان يتم البحث عن الأعضاء عن طريق إختيار الإدارة وإضافة العضو المدعو بالبريد الاليكتروني وتحديد دوره في الاجتماع (رئيس\منسق\مدعو)، إما في حالة ان الاجتماع للجنة ما فيتم تحدد اللجنة التي سيعقد لها الاجتماع واختيار أسماء الأعضاء اللذين سيحضرون الاجتماع من قائمة أعضاء تلك اللجنة وتحديد دورهم في الاجتماع أيضا (رئيس\منسق\مدعو) كما يمكن دعوة أي شخص من خارج المؤسسة لأى اجتماع بإضافة بياناته وإرسال دعوة له .

أدوات ذكية لإدارة عناصر إجتماعك بنجاح

يوفر IntoMeetings لمنسق أو رئيس الاجتماع أثناء مرحلة الاعداد لعقد إجتماع أدوات هامة وذكية يستطيع من خلالها إدارة مفاصل الاجتماع والتي قد تؤرق العديد من منظمي الاجتماعات كتحديد وقت كلي لكل اجتماع يتم تحديده من قبل رئيس الاجتماع وتحديد الوقت المخصص من الوقت الكلي لكل نقطة من نقاط الأجندة ويمكن تشغيل مؤقت يقوم بحساب الوقت المتبقي من وقت الاجتماع ومن وقت كل نقطة من نقاط الاجتماع ويعطي مؤشرا بمجرد انتهاء وقت الاجتماع وعند انتهاء الوقت المخصص لكل نقطة من نقاط الأجندة مما يسهل عملية إدارة وقت الاجتماع وتحقيق أقصي استفادة ممكنة تنعكس علي الشركة أو المؤسسة .

تحكم في إرفاق الملفات المختلفة الي أجندة اجتماعاتك

ومن ضمن العناصر الهامة التي يجعلك IntoMeetings التحكم بها بكل سهوله إمكانية إرفاق الملفات بأشكالها المختلفة الي أجندة الاجتماع مع تحديد من يري هذا المرفق خلال الاجتماع حيث تنقسم الملفات المرفقة بالنظام الي مرفقات عامة يمكن رؤيتها والاطلاع عليها مجمعة علي واجهة النظام ومرفقات اخري علي البنود المذكورة في أجندة الاجتماع يمكن الاطلاع عليها من خلال الدخول علي هذه البنود .

الإعداد المسبق لإجراء تصويت علي إحدي النقاط الهامة

يمكنك كمنسق للاجتماع أو رئيسة إعداد قائمة تصويت علي نقطة معينة خلال عملية اعداد الاجتماع بحيث ان هذا التصويت يكون غير مقترن بعملية التصويت التي تتم خلال الاجتماع ويمكن تفعيله قبل بدء الاجتماع إذا كان الامر يتعلق بالتصويت علي أمر يخص الشركة أو كأستقصاء لتوضيح رؤية معينة أو على كل نقطة من نقاط جدول الاعمال أجندة الاجتماع وتحدد اعدادات التصويت من خلال الوقوف علي نوع التصويت والسؤال واخيراً الاجابات المزعم الرد عليها علي أن يتم عرض نتيجة التصويت علي صورة مخطط بياني يوضح نسب تصويت الاعضاء .

ارسال دعوات الحضور الاجتماع

ويتم ارسال الدعوات عبر نظام IntoMeetings بطريقتين إما عن طريق رسالة نصية عن طريق النقر علي اختيار إرسال رسالة نصية * (SMS) إلي المدعوين تحتوي علي دعوة لحضور الاجتماع تتضمن رابط للاجتماع إلي أرقام هواتفهم المحمولة و بمجرد إرسال الرسالة يتم إضافة هذا الاجتماع إلي التقويم (النتيجة ) الخاصة بالمدعو تلقائياً أو عن طريق رسالة بريد إلكتروني من خلال اختيار إرسال رسالة الكترونية (Email) إلي المدعوين تحتوي علي دعوة لحضور الاجتماع تتضمن أجندة الاجتماع ويتم توضيح أسماء المرسل إليهم ويقوم النظام بإرسال رسالة إلكترونية بالدعوة إلي الاجتماع إلي عناوين بريدهم الإلكترونى وبمجرد إرسال الرسالة يتم إضافة هذا الاجتماع إلي أيضا التقويم (النتيجة ) الخاصة بالمدعو يوفر يتيح النظام قوالب سابقة التجهيز يتم استخدامها كقالب للرسائل النصية والرسائل الالكترونية التي يتم إرسالها عن طريق النظام للمدعوين ويتم إعداد القوالب مسبقا ومن ثم إرسالها كما هي أو التعديل فيها قبل إرسالها للمدعوين للاجتماعات..